Eventplanung – Schritt für Schritt zur gelungenen Veranstaltung

Ob Hochzeit, Spendengala oder Firmenfeier: Für eine Veranstaltung müssen Termine festgelegt, Einladungen verschickt und der Cateringservice gebucht werden. Damit alles wie am Schnürchen läuft, empfiehlt sich eine gute Eventplanung

Doch was gehört eigentlich alles zur Eventplanung? Wer sollte welche Aufgaben übernehmen und wie hält man die Kosten im Rahmen? Unsere kurze Checkliste soll Ihnen dabei helfen, den Überblick über die Eventplanung zu behalten.

Erfolgreiche Eventplanung per Checkliste

1. Klären Sie Veranstaltungsart und Motto
2. Erstellen Sie einen Übersichtsplan
3. Erstellen Sie einen Zeitplan
4. Bestimmen Sie das Budget
5. Legen Sie Veranstaltungsort und -tag fest
6. Buchen Sie Räume, Technik und Dienstleister
7. Promoten Sie das Event
8. Klären Sie rechtliche Fragen, vor allem In Bezug auf Sicherheit
9. Der Veranstaltungstag
10. Optimieren Sie die Eventplanung vor dem nächsten Event

1. Veranstaltungsart und Motto

Jedes Event ist anders: Je nachdem, ob Sie einen medizinischen Kongress oder die firmeninterne Weihnachtsfeier organisieren sollen, unterscheidet sich die Vorbereitung. Daher sind zunächst Veranstaltungsart und Motto zu definieren. Der thematische Rahmen hat schließlich Auswirkungen auf Zeit und Ort des Geschehens und betrifft somit auch den weiteren Organisationsablauf.

2. Koordination und Management

Wer alles bei der Organisation mitwirkt und wer welche Aufgaben übernimmt, sollte im Vorfeld geklärt werden. Erstellen Sie neben einem Übersichtsplan einzelne Teilpläne mit den Aufgabenfeldern, die für die jeweiligen Teammitglieder relevant sind.

3. Erstellen Sie einen Zeitplan

Timing ist alles! Deshalb darf das Zeitmanagement in Ihrer Eventplanung auf keinen Fall fehlen. Sie sollten möglichst früh mit der Vorbereitung starten. So haben Sie genügend Vorlauf für Reservierungen und Terminabstimmungen mit Locations, Rednern und Referenten, Show-Acts sowie mit dem Catering.

4. Budgetplanung

Nicht weniger wichtig für die erfolgreiche Planung eines Events sind die Kosten. Legen Sie einen finanziellen Rahmen fest und schätzen Sie den erwartbaren Gewinn bzw. die zu erwartenden Kosten realistisch ein. Damit das Budget für die Weihnachtsfeier nicht am Ende um das Doppelte überschritten wird, ist eine regelmäßige Kontrolle des Soll-Ist-Zustandes ratsam. Zudem empfiehlt es sich, bei Veranstaltungen mit langer Vorlaufzeit und umfangreicher Planung eine separate Projektbuchhaltung einzurichten.

Damit die Kosten nicht Ihr Budget sprengen, können Sie nach Einsparmaßnahmen suchen. Eventuell finden Sie freiwillige Helfer für den Auf- bzw. Abbau und entschädigen diese in Form von kostenlosen Getränken sowie Snacks. Auch das Thema Sponsoring sollten Sie in diesen Abschnitt der Eventplanung miteinbeziehen.

5. Veranstaltungsort und -tag

Welche Location es sein darf, hängt natürlich vom Budget ab. Aber es kommen noch weitere Faktoren hinzu, etwa:

• Art der Veranstaltung
• Zahl der Teilnehmer
• Dienstleistungsinfrastruktur
• Angebot an Hotels und Restaurants
• Verkehrsanbindung und verfügbare Parkplätze
• Technische Kapazitäten
• Buchungskonditionen und Zahlungsmodalitäten
• Bedingungen für die Verpflegung vor Ort

Besichtigen Sie die in Frage kommenden Räumlichkeiten vor der Buchung, um sich einen Überblick zu verschaffen.

Spätestens jetzt sollten Sie auch noch mal prüfen, ob der Termin für Ihr Event nicht mittlerweile Konkurrenz bekommen hat:

In der Anfangsphase empfiehlt es sich, ein zweites Datum als Ersatztermin festzulegen.

6. Detailplanung

Nachdem Ort und Datum feststehen, geht es jetzt ans Eingemachte: Das Konzept der Eventplanung steht und wartet darauf, umgesetzt zu werden. Dazu gehören vor allem Reservierung und Buchung der erforderlichen Dienstleister, im Einzelnen zählt dazu:

• Catering finden
• Musik auswählen (GEMA-Gebühren für Lizenzen überprüfen!)
• Mobiliar und Technik bestellen
• Transportmöglichkeiten abklären
• Dekoration auswählen
• Fotografen buchen
• Security-Service anheuern
• Speaker finden (bei Tagungen, Kongressen und Konferenzen)

7. Einladungen, Marketing & Werbung

Ist alles gebucht, haben Sie bereits einen Großteil der Arbeit in Ihrer Eventplanung geschafft. Nun können Sie die Gäste einladen oder eine PR-Kampagne für Ihre Veranstaltung ins Leben rufen, um Teilnehmer zu gewinnen.

Nicht nur organisieren, sondern auch kommunizieren, lautet dabei die Devise! Mit einem guten Marketingplan können Sie die Anmeldezahlen insbesondere in den letzten Wochen vor der Veranstaltung erhöhen. Lassen Sie beispielsweise Flyer drucken oder hängen Sie Plakate in der näheren Umgebung auf.

8. Datenschutz, Sicherheitslinien und Rechtliches

In diesem Punkt sollten Sie besser nichts dem Zufall überlassen. Holen Sie rechtzeitig alle Genehmigungen ein und ziehen Sie im Zweifelsfall einen Fachmann für Veranstaltungssicherheit zu Rate. Informieren Sie sich außerdem unbedingt über die aktuellen Bestimmungen der DSGVO, zum Beispiel beim Datenschutz für Fotos.

9. Wichtiges am Veranstaltungstag

Nun ist es endlich soweit: Der große Tag ist da und es kann losgehen. Seien Sie frühzeitig vor Ort: Prüfen Sie Mobiliar und Technik ein letztes Mal, bevor die Gäste bzw. Teilnehmer eintreffen. Überwachen Sie Abläufe wie den Einlass oder delegieren Sie Aufgaben an die zuständigen Personen und Helfer.

10. Nachbereitung

Die Planung des Events ist geglückt und die Veranstaltung war ein voller Erfolg – nun können Sie sich entspannt zurücklehnen und die Füße hochlegen? Nicht ganz, denn: Nach dem Event ist vor dem Event! Das sollten Sie bei aller Freude und Erleichterung nicht vergessen. Analysieren Sie sowohl die Planungsphase als auch den Ablauf des Events. Notieren Sie sich, wo Verbesserungspotenzial besteht. Dazu gehören auch Fehleinschätzungen, was die Budgetkalkulation angeht. Ebenso wie das Feedback von Gästen, Teilnehmern, Lieferanten oder Rednern.